Asiakkaiden henkilötietojen käsittely

Asioidessasi Instrumentariumin myymälöissä tai verkkokaupassamme, sinusta kertyy ja käsitellään asiakkuuteesi liittyen erilaisia henkilötietoja. Koska meille on ensiarvoisen tärkeää käsitellä henkilötietojasi luotettavasti ja läpinäkyvästi, haluamme tällä käsittelyilmoituksella kertoa, kuinka henkilötietojasi käsitellään.

Tutustuthan tähän ja mahdollisesti muihin sinulle antamiimme käsittelyilmoituksiin huolellisesti.

Kaikissa henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä tavoitat meidät osoitteesta tietosuoja@instru.fi.

1. Kuka käsittelee henkilötietojani?

Tässä kuvattujen henkilötietojesi rekisterinpitäjä on Instru Optiikka Oy (Y-tunnus 1789727-2, ”Instru Optiikka” tai ”me”).

Kun asioit ketjuumme kuuluvassa franchising-myymälässä, myös kyseinen myymälä on henkilötietojesi rekisterinpitäjä yhdessä meidän kanssa. Tällä ei kuitenkaan ole vaikutusta henkilötietojesi käsittelyyn tai oikeuksiisi, vaan niitä käsitellään aivan vastaavalla tavalla kuin tässä on kuvattu.

Samoin, kun asioit yhteistyösilmälääkäreillämme, kuten ketjumme tiloissa vastaanottavalla silmälääkärillä tai yhteistyökumppanimme Silmälääkärikeskus Valon silmälääkärillä, ovat nämä keräämiensä potilastietojen rekisterinpitäjiä.

Instru Optiikka haluaa tarjota asiakkailleen erilaisia näönhuoltoon liittyviä palveluita siten, että palveluissa tarvittavat tiedot ovat joustavasti käytettävissä palveluitamme tarjoavilla osapuolilla. Esimerkiksi, jos nyt asioit eri lääkärillä tai eri liikkeessä kuin aiemmin, haluamme, että aiemmat tietosi ovat käytettävissä sinua nyt palvelevalla terveydenhuollon ammattilaisella, jotta palvelu olisi mahdollisimman sujuvaa.

Jotta tiedot olisivat yllä mainitulla tavalla käytettävissä, Instru Optiikka tarjoaa yhteiskäyttöisiä tietojärjestelmäpalveluita, joita palveluitamme tarjoavat tahot käyttävät.

Tämän yllä kerrotun tietojesi yhteiskäytön vuoksi pyydämme sinulta suostumusta potilastietojesi käyttöön yhteiskäyttöjärjestelmässämme, sillä Suomen potilastiedoista annettujen määräysten mukaan näin meidän tulee tehdä.

Kaikkien palveluitamme tuottavien osapuolien kanssa meillä erilliset sopimukset, joissa muun muassa tietosuojaan liittyvät asiat on määritelty.

2. Mitä tietoja minusta kerätään ja käsitellään?

Keräämme henkilötietojasi pääasiassa suoraan sinulta itseltäsi ja tekemistäsi toimista. Milloin sinulla on huoltaja tai muu laillinen edustaja, keräämme tietoja myös häneltä. Lisäksi saamme asiakkuuteesi liittyen tietojasi ketjumme franchising-kumppaneilta, kanssamme konserniin kuuluvilta yhtiöiltä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Lisäksi, milloin tarpeen, saamme tietojasi näöntarkastuksesi suorittaneelta silmälääkäriltä ja muilta hoitoon osallistuneilta henkilöiltä.

Käsittelemme vain tietojasi, jotka ovat alempana kuvattuihin tarkoituksiin tarpeen. Kun haluat hankkia tuotteitamme ja palveluitamme, on sinun annettava hankintaasi liittyen pyytämämme tiedot, tai emme voi myydä ja toimittaa tuotteitamme ja palveluitamme sinulle.

Riippuen ostamistasi tuotteista ja palveluista, asiakkuutesi luonteesta sekä antamistasi suostumuksista, voimme käsitellä sinusta tarpeen niin vaatiessa seuraavanlaisia tietoja:

  • Perustiedot kuten nimi, syntymäaika (henkilötunnus), yhteystiedot, kieli ja ammatti;
  • Alaikäisen henkilön osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle henkilölle mahdollisesti määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot;
  • Osto-, tilaus- ja toimitustiedot, kuten asiointimyymälä, tekemäsi ostot ja tilaukset, maksutiedot, ostoshistoriasi, käyttämäsi edut ja etukorttien käyttämiseen liittyvät tiedot;
  • Asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä, kuten palautteet, reklamaatiot, tuotteiden takuuta koskevat tiedot sekä asiakaspalvelupuheluiden taltioinnit;
  • Kanta-asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten kanta-asiakasnumerosi ja liittymispäivä;
  • Markkinointitiedot, kuten antamasi kiellot ja suostumukset, ilmoittamasi kiinnostustiedot ja käyttämäsi edut;
  • Tarjoamiemme sähköisten palveluiden käyttäjätunnukset ja salasanat;
  • Potilastiedot ja muut näönhuoltoon ja näöntarkastuspalveluiden käyttämiseen liittyvät tiedot, kuten silmien tarkastustiedot, linssimääräykset, entiset lasit ja piilolinssit, tarkastusten ja merkintöjen tekijän nimi, asema ja merkinnän ajankohta ja tiedot optikkopalvelutapahtumista;
  • Potilastietojen luovuttamista koskevat suostumukset ja kiellot.

3. Miksi ja kuinka tietojani käsitellään?

Käsittelemme tietojasi, kun se on tarpeen:

    • tekemäsi sopimuksen, kuten ostoksen tai tilauksen, täytäntöönpanemiseksi;
    • meille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen, kuten kirjanpidon, noudattamiseksi;
    • meidän, sinun, konserniyhtiömme tai franchising-kumppaneidemme oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, jotka syntyvät, kun olet meidän asiakkaamme. Esimerkiksi aiempia tilaustietoja voimme käsitellä hoitaaksemme asiakaspalautetta tai velvollisuuksiamme liittyen tuotteiden takuuseen tai virhevastuuseemme.

Lisäksi voimme käsitellä tietojasi suostumuksellasi. Tällöin informoimme sinua tällä perusteella tapahtuvasta käsittelystä. Esimerkiksi, jotta tarjoamissamme palveluissa tarvittavat potilastiedot olisivat käytettävissä kaikilla palveluitamme tarjoavilla osapuolilla, pyydämme suostumustasi potilastietojesi käsittelyyn erillisellä lomakkeella.

Käsittelemme tietojasi toimittaaksemme ja tuottaaksemme sinulle ostamasi tuotteet ja palvelut, asiakkuutesi hoitamiseen, hallinnointiin, analysointiin ja kehittämiseen, vastataksemme yhteydenottoihisi, toteuttaaksemme asiakkuuksiin liittyvää viestintää, mukaan lukien suoramarkkinointia, ja varataksemme ja hallinnoidaksemme aikoja näöntarkastuksiin.

Lisäksi tietojasi käsitellään meidän ja konserniimme ja franchising-ketjuumme kuuluvien yritysten liiketoiminnansuunnitteluun ja kehittämiseen.

4. Luovutetaanko tietojani?

Edellä kuvattuihin tarkoituksiimme liittyen voimme luovuttaa ja siirtää tietojasi franchisingkumppaneillemme, konserniyhtiöillemme, ja huolellisesti valikoiduille yhteistyökumppaneillemme, kuten tavarantoimittajillemme, järjestelmätoimittajillemme ja muille palveluntarjoajillemme. Luovutamme näille tahoille vain sellaisia tietoja, jotka he tarvitsevat sinulle tarjoamamme palvelun aikaansaamiseksi. Esimerkiksi tavarantoimittajille luovutamme vain tilauksen toimittamiseen liittyvät tiedot, kuten tarkat tiedot sinulle tilattavista tuotteista ja niiden kappalemääristä, mutta esimerkiksi mitään potilastietoa emme heille luovuta. Yhteistyökumppaneillamme ei ole oikeutta luovuttaa saamiaan tietoja edelleen.

Käsiteltävät henkilötietosi sijaitsevat pääasiassa EU:n alueella. Jotkut tilaamasi tuotteet saattaa toimittajamme valmistaa tai toimittaa myös EU:n ulkopuolella, jonne tilaukseesi liittyvät tarvittavat tiedot siirretään, jotta tilauksesi voidaan toimittaa. Tällaisissa siirroissa edellytämme toimittajiltamme EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämää tietosuojan tasoa.

5. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin se on tarpeen hankkimiesi tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi ja toteuttamiseksi, ja niin kauan kuin se on tarpeen asiakkuutesi ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi. Näkösi muuttuu koko elämäsi ajan ja koska haluamme tarjota sinulle parasta mahdollista palvelua, jonka toteuttamiseksi näköösi liittyvät historiatiedot liittyvät oleellisesti, katsomme, että välillämme on tähän liittyen sinun etujasi palveleva asiallinen ja merkityksellinen yhteys, jonka tarkoituksiin voimme säilyttää tietoja kunnes ilmaiset, ettet halua enää olla asiakkaamme.

Lisäksi säilytämme tietojasi sen mukaan, kuin se on tarpeen lainsäädännössä määrättyjen velvollisuuksiemme toteuttamiseksi tarpeen, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien lakien noudattamiseksi.

Kun henkilötietojesi käsittely ei ole enää tarpeen, ne poistetaan tai anonymisoidaan tietoturvallisesti.

6. Mitä oikeuksia minulla on?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus:

  • pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin,
  • pyytää epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista tai poistamista
  • pyytää tiettyjen ehtojen soveltuessa käsittelyn rajoittamista,
  • saada tietyin edellytyksin sinua koskevat henkilötiedot poistettua
  • vastustaa käsittelyä tilanteissa, joissa tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, sekä
  • pyytää tietyin edellytyksin sinua koskevat meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja myös oikeus saada nämä tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.
  • tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle, jos katsot, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti
  • milloin tahansa peruuttaa suostumus, mikäli käsittely perustuu suostumukseesi (huomaathan, ettei tämä kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritettuun käsittelyyn).

Mikäli haluat tehdä meille pyynnön ylläolevien oikeuksiesi mukaan, voit mennä lähimpään myymäläämme, jossa pyyntösi otetaan vastaan.

Muissa henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä tavoitat meidät osoitteesta tietosuoja@instru.fi